청년 비영리민간단체의 회계/정산 담당자로서 지출결의서를 도입해 복잡했던 지출 및 환급 과정을 효율화한 경험이 있습니다. 기존에는 타 팀에서 지출이 필요할 경우 담당 회원이 지출 목적, 금액 등을 제게 개인적으로 문의해야 했으나, 매우 비효율적이었습니다. 당시 모 재단에서 1,300만 원을 지원 받아 프로젝트를 진행 중이었기에 지원금을 사용하기 위해서는 제가 직접 전용계좌로 결제해야 했습니다. 하지만 회원이 먼저 본인의 돈을 지출한 후 환급을 요청해, 절약해야 하는 단체 공금을 지출하게 되는 경우가 많았습니다. 또한 여러 팀에서 지출이 발생하는 시기에는 유사한 내용의 의사소통을 반복적으로 하는 상황이 벌어졌습니다. 이에 지출이 필요할 경우 공통적인 양식에 목적, 품목, 구매처, 금액 등을 기재해 온라인 협업 공간에 업로드한 뒤 제가 일괄적으로 처리할 수 있도록 지출결의서를 도입할 것을 건의했습니다.
대표단과 회원들을 설득하기 위해 기존 방식으로 인해 공금을 써야 했던 사례와 재단 측의 지출 규정이 매우 복잡하여 효율적인 비용 처리가 필요함을 전체 회의에서 설명했습니다. 대부분의 회원들이 제 의견에 공감해 지출결의서를 도입을 결정했고, 엑셀에 양식 및 작성 방법을 기재해 공유했습니다. 그 결과 비용 처리에 걸리는 시간이 절반 가까이 감소했고 계획에 없던 공금 지출 또한 최소화할 수 있었습니다.
예산 집행 현황을 공유하는 프로세스를 개선하기도 했습니다. 대표단 및 각 팀장이 예산이 얼마나 남았는지 문의하고, 그때마다 제가 은행 앱에 접속해 확인 후 전달하는 상황이 반복됐습니다. 이를 단축하고 체계적으로 상황을 공유하고자 온라인 스프레드시트에 세부 사업 및 항목별 지출액, 예산 계획과의 차이 등을 정리한 테이블을 만들어 1~2주 간격으로 업데이트했습니다. 해당 스프레드시트의 링크를 공유했을 때 더 상세한 현황을 파악할 수 있어 훨씬 편하다는 반응을 얻었고, 최종 결산 때에도 처음부터 일일이 계산할 필요 없이 빠르게 정산 보고서를 작성할 수 있었습니다.
