공간-사람-기술의 조화 이룰 때 스마트워크 효과 극대화 할 수 있어

스마트워크란 시간과 장소의 유연성을 바탕으로 업무를 효율적으로 처리할 수 있도록 하는 근무 형태를 말한다. 스마트폰과 태블릿 PC 등의 기기를 이용해 업무를 수행하는 모바일 오피스, 영상회의 시스템 등을 활용하는 원격근무, 재택근무 등이 스마트워크에 포함된다. 스마트워크를 활용하면 일과 가정생활의 균형을 이룰 수 있고 기업운영 비용도 줄일 수 있어 많은 기업들이 관심을 가지고 있지만 이를 제대로 정착시킨 곳은 아직까지 그리 많지 않다. 스마트워크를 효과적으로 활용하기 위해서는 이를 실현할 수 있는 시설과 장비 마련 외에도 직원들의 자율적 근무를 지원하고자 하는 기업 문화가 우선적으로 뒷받침돼야 하기 때문이다. 한국마이크로소프트는 공간과 사람, 기술의 조화를 통해 성공적으로 스마트워크를 활용하고 있는 기업으로 손꼽힌다. 2000년대 중반부터 스마트워크를 시행, 2015년 11월에는 광화문 신사옥 이전 1주년을 맞아 기자간담회를 열고 '프리스타일 워크플레이스(Free Style Workplace)' 구축 성과와 차세대 기업 오피스 환경인 '디지털 워크플레이스(Digital Workplace)'에 대한 비전을 소개한 바 있다. 한국마이크로소프트가 시행하고 있는 스마트워크 활용 사례를 살펴보자.

한국마이크로소프트, 업무 유형에 맞는 목적별 업무 환경으로 스마트워크 환경 조성 

2013년, 한국마이크로소프트는 18년간 자리했던 강남을 등지고 강북에 새 보금자리를 틀었다. 광화문 신사옥으로 자리를 옮긴 것. 한국마이크로소프트는 근무지를 옮김과 동시에 기존 스마트워크 개념 보다 더 나아간 ‘프리스타일 워크플레이스(Free Style Workplace)’를 구축해 업무 환경에 큰 변화를 꾀했다. 업무 공간을 기술 중심의 스마트워크 만이 아닌 ‘공간-사람-기술’이 조화를 이룬 ‘프리스타일 워크플레이스’로 전환한 것이다. 업무 유형에 맞는 목적별 업무 환경 및 개개인의 업무 스타일을 고려해 지원하는 신개념 오피스로 변모하면서 업무 생산성과 효율성 모두를 향상시켰다.

업무 공간이 바뀌면 업무 효율성 향상 돼 

한국마이크로소프트에는 3가지가 없다. 전화기와 지정좌석, 그리고 각종 전기 코드 선이다. 이는 고정된 자리를 없앰으로써 공간을 효율적으로 활용하기 위함이다. 한국마이크로소프트 직원의 약 50%는 출장과 외근 등으로 자리를 비우는 경우가 많다. 이런 경우 주인이 없는 책상과 전화기, 컴퓨터 등은 제 역할을 하지 못한 채 자리만 차지했었다. 하지만 지정좌석을 없애고 개인의 업무 스타일에 맞춰 자리를 자유롭게 선택할 수 있게 하자 업무 협업은 물론 공간효율성도 모두 향상되는 효과를 거뒀다.

한국마이크로소프트 직원들은 개인의 업무 스타일에 맞춰 폰룸과 미팅룸, 포커스룸 등 본인 업무에 최적화된 공간을 선택해 근무함으로써 업무에 보다 몰입할 수 있게 됐다. 특히 사무공간을 나누던 벽과 파티션을 제거하자 회의실 수와 기타 협업 가능 공간이 기존 사무실에 비해 각각 3.2배, 2.7배 증가했다. 한국마이크로소프트의 자체 조사결과, 직원들이 하루 중 최소 2인 이상이 협업하는 업무 시간이 일평균 3~4.5시간으로 기존에 비해 약 1.5배 증가한 것. 또한 직원들의 동선이 자연스럽게 겹치도록 공간을 디자인한 덕에 일평균 1.5회로 이루어지던 형식적인 미팅은 감소했으며, 다양한 규모와 형태의 회의가 일평균 3~5회로 증가했다.

이에 대해 한국마이크로소프트 측은 "당초 사옥을 이전할 당시 비용 절감 목적이 아닌 업무 방식의 변화와 앞으로 회사가 나아갈 사업 방향성에 목표를 두고 사무공간을 시공한 결과, 개인의 업무 효율성은 기존 대비 20%, 직원 간 업무 협업 개선 정도는 24% 정도 상승하는 효과를 거뒀다. 이는 위치와 공간을 효율적으로 바꾸는 것만으로도 직원의 행동이 변화하고 빠른 의사결정이 가능해져 기업 문화 혁신과 높은 성과로 연결될 수 있는 스마트워크의 효용성을 잘 보여주는 것이다"고 설명했다.

무선 오피스 및 모빌리티 강화로 유연 근무 활성화 

한국마이크로소프트는 자사의 인프라와 기업용 앱을 투입해 업무 환경을 변화시켰다. 설치형 오피스와 더불어 클라우드를 기반으로 스마트폰, 태블릿PC, 노트북 등 다양한 기기에서 메일, 일정, 문서관리, 협업, 화상 회의까지 이용할 수 있는 오피스365를 보급한 것이다. 그 결과 기업용 인스턴트 메신저 링크(Lync) 기반 화상 회의가 하루 평균 1.5건에서 2.5건으로 상승했고, 모바일 기기로 회의에 참여하는 회수가 하루 평균 1.2건에 달할 정도로 모바일 기기 활용도가 증가했다. 

이 덕분에 한국마이크로소프 직원들은 문서 공유, 형식적인 회의, 미팅 준비, 이동 등에 소요되는 시간을 줄이고 개인별로 15~30%에 이르는 추가 업무 시간을 확보하게 됐다. 이는 직원들의 불필요한 야근을 줄이고 업무 효율성을 향상시키는 결과로 이어졌다. 즉, 업무 공간을 바꾸고 협업 효율을 높여주는 기업용 앱을 제공함으로써 불필요하게 소요되는 시간을 제거해 기업 구성원들이 같은 시간 내에 보다 효율적으로 일할 수 있게 한 것이다. 

특히 현재 신사옥에서는 무선이 95%로 사옥 내 어디서나 무선으로 업무가 가능하다. 이로 인해 즉각적인 커뮤니케이션이 가능해져 업무 대응 시간을 줄일 수 있게 됐다. 또한 모바일 디바이스로 사무실 외에서도 업무가 가능해지면서 자연스럽게 재택근무, 자율 출퇴근이 늘어나고 유연 근무가 보다 활성화되어 직원 만족도가 89%에 이르는 것으로 조사됐다.

소셜네트워크 및 클라우드, 빅데이터 활용한 ‘디지털 워크플레이스’ 비전 제시 

한편, 한국마이크로소프트는 지난 1년간 ‘프리스타일 워크플레이스’ 성과를 바탕으로 차세대 기업 오피스 환경을 뜻하는 ‘디지털 워크플레이스(Digital Workplace)’ 비전을 제시했다. 디지털 워크플레이스는 디지털화가 가속화되는 세상에서 업무 환경을 IoT(사물인터넷) 기반으로 제공해 모든 것이 디지털 디바이스와 서비스로 업무가 가능하고, 클라우드 소셜, 모빌리티, 빅데이터가 직원 개개인의 업무로 실행될 수 있는 환경이다. 프리스타일 워크플레이스가 물리적 공간의 혁신에 보다 주목했다면, 디지털 워크플레이스는 IT 업무 환경도 공간과 함께 혁신이 가속화된 것이다. 

디지털 워크플레이스는 ▲오피스 365를 기반으로 직접 데이터를 가공 및 분석하여 실시간 공유하고 협업할 수 있는 ‘애널리틱 엔터프라이즈(Analytic Enterprise)’ ▲야머(Yammer)나 델브(Delve)와 같은 소셜 네트워크 서비스(SNS)를 정보 전달, 검색, 공지 등 협업과 커뮤니케이션에 활용하는 ‘소셜 엔터프라이즈(Social Enterprise)’ ▲어디서나 일할 수 있는 ‘모바일 엔터프라이즈(Mobile Enterprise)’ ▲클라우드로의 인프라 확장 및 통합을 의미하는 ‘플랫폼 엔터프라이즈(Platform Enterprise)’ 를 포괄하는 업무 환경이다. 

한국마이크로소프트 김 제임스 사장은 “한국마이크로소프트의 공간, 사람, 기술 중심 ‘프리스타일 워크플레이스’는 ‘모바일 퍼스트, 클라우드 퍼스트’ 시대에 ‘생산성 및 플랫폼 기업’으로서의 비전을 그대로 담고 있다”라며 “신사옥으로 이전한지 1년 만에 약 4만 5천명이 다녀가는 등 비즈니스를 혁신할 새로운 오피스 환경에 대한 관심이 높은 만큼, 프리스타일 워크플레이스 전환 성과가 향후 기업들에게 참고할 수 있는 좋은 사례가 될 수 있기를 바란다”고 밝혔다. 

현영은 smile@